По вопросам размещения и участия:
+7 (495) 374 63 38

Секретарь с функцией кадрового администрирования: ДОУ, протокольные мероприятия, деловое общение, самопрезентация и кадровое делопроизводство.

ID: 180
Город: Москва
Тематика: Производство
Даты: 14.06.2016, 09.12.2016
17.06.2016
13.09.2016
16.09.2016
06.12.2016
Стоимость: 29800 руб.
Зарегистрироваться

Современное секретарское дело. 
Должностной статус и функциональные обязанности секретаря или помощника руководителя.

  • Нормативно-методические основы деятельности
  • Локальные нормативные акты. Должностная инструкция
  • Деловые и личные качества, необходимые в работе секретаря/помощника руководителя. Умение произвести благоприятное впечатление
  • Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
  • Зонирование рабочего пространства

Особенности должностной позиции секретаря/помощника руководителя.

  • Роль секретаря в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры
  • Роль и место секретаря/помощника руководителя в управленческом процессе
  • Функциональные направления в его работе
  • Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя, строгое соблюдение конфиденциальности
  • Информационная поддержка деятельности руководителя. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
  • Управление временем. Шесть типов организации времени

Бездокументное обслуживание управления.

  • Подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов
  • Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам
  • Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя
  • Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок
  • Участие в подготовке презентаций, выставок, пресс-конференций
  • Особенности работы с конфиденциальной информацией

Основы деловой коммуникации.

  • Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи
  • Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
  • Коммуникационные барьеры и пути их минимизации

Ассистентские функции секретаря

  • Работа с информацией. Организация сервисного обслуживания руководителя
  • Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя
  • Планирование и оформление представительских расходов

Документирование управленческой деятельности (делопроизводство). 
Задачи делопроизводственной службы организации. 
Современные требования к составлению и оформлению документов. Нормативы, регламентирующие работу с документами. Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству.

  • Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
  • Грамотное оформление документов – необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
  • Требования ГОСТ Р 6-30-2003 к оформлению реквизитов, составляющих документ. Формуляры основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
  • Особенности оформления конфиденциальных документов

Система организационно-распорядительной документации. Назначение организационных документов (уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание), их особенности.

  • Специфика и роль распорядительных документов (приказы, решения, распоряжения)
  • Информационно-справочные документы (служебные письма, докладные и служебные записки, акты, протоколы, справки и др.)

Официально-деловой стиль и его требования. 
Использование устойчивых языковых конструкций - клише. Употребление терминов, профессионализмов, канцеляризмов, сокращений. Структура текста. Одноаспектность.

  • Дизайн документа как средство повышения его эффективности
  • Правила внешнего оформления текста: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы, пояснение и постскриптум, рубрикация, оформление цитат, формул, физических величин и т.п.
  • Редактирование текста. Типичные стилистические, смысловые, пунктуационные ошибки. Требования к управленческой информации

Деловая переписка.

  • Внешняя и внутренняя переписка: гарантийные, сопроводительные, циркулярные письма; просьбы, напоминания, предложения, запросы; особенности составления ответных писем, служебные записки. Коммерческие письма: запрос, оферта, рекламация, и ответы на них. Электронные и факсимильные сообщения
  • Психологические аспекты деловой переписки. Индуктивный и дедуктивный методы. Правила аргументации. Специфика письменной деловой коммуникации
  • Культура официальной переписки и ее основные принципы
  • Этикет деловой переписки. Формулы вежливости, варианты обращений и заключительных фраз
  • Особенности переписки по электронной почте

Организация работы с документами.

  • Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
  • Документооборот, его количественные и качественные характеристики
  • Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации.
  • Регистрация документов
  • Правила формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, структура
  • Определение сроков хранения документов. Задачи экспертной комиссии. Подготовка дел к передаче на архивное хранение

Практическая часть.

  • Анализ ошибок в оформлении писем и других документов
  • Редактирование текста служебной записки, письма
  • Разбор вариантов, предлагаемых слушателями
  • Упражнения по стилистике

Деловой этикет. Культура делового общения. 
Деловое общение и взаимодействие.

Психология делового общения, основные правила и приемы.

  • Общение как многоплановый процесс установления и развития контактов
  • Стили, аспекты, формы и средства общения
  • Строусы и их влияние на результат общения
  • Основные принципы современного этикета и их реализация в деловой практике
  • Правила представления, обращения, приветствия, рукопожатий, прощания.
  • Визитные карточки: разновидности и правила использования

Речевой этикет.

  • Диалоговое общение. Речевая культура. Правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы. Требования к языку и стилю деловой речи.
  • Нормативный, эстетический, психологический аспекты устной речи. Критика и комплимент как элементы контактологии. Правила конструктивной критики
  • Язык и стиль деловой речи. Громкость, чистота речи и произношение. Интонации, темп речи, артикуляция. Необходимая составляющая деловых встреч – неформальная беседа, «Small talk»
  • Психологическая культура устной речи. Законы деловой риторики
  • Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов.
  • Речевые трафареты, помогающие вести деловые беседы и переговоры. Грамотность – необходимое требование к речи делового человека
  • Законы деловой риторики и их использование в деловой практике.
  • Использование вопросов разных типов для регламентации беседы. Определение статуса партнеров по общению, служебная субординация

Техника речи.

  • Основные голосовые характеристики: звучность, оптимальная сила, темп, тембр, высота, четкость дикции
  • Постановка речевого дыхания, работа над правильной дик­цией и орфоэпией. 

Современный телефонинг.

  • Служебный телефон: правила эффективного использования
  • Особенности общения по телефону. Отсутствие визуальных средств общения и рациональное использование акустических средств.
  • Учет особенностей собеседника при ведении телефонного разговора. Способы урегулирования конфликтных ситуаций
  • «Золотые правила» телефонного этикета
  • Основные принципы телефонного общения. Структура телефонного разговора: «Словесное рукопожатие» и его составляющие
  • Тайминг. Правила для основной части разговора
  • Возможности вашего голоса. Необходимость учитывать особенности собеседника при передаче информации
  • Типичные ошибки телефонного общения
  • Техники пассивного и активного слушания, постановки открытых и закрытых вопросов.
  • Подготовка к «исходящему звонку», составление плана предстоящего разговора, фиксирование полезной информации
  • Как пользоваться телефоном в присутствии посетителя. Стандарты «правильного» телефонного разговора
  • Приемы работы с конфликтным собеседником. Словесное поощрение и поддержка.
  • Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю

Самопрезентация. Формирование позитивного имиджа.

  • Имидж как средство делового общения. Факторы, влияющие на формирование позитивного и негативного имиджа
  • Зависимость первого впечатления от невербальных средств общения (жестов, поз, мимики, интонаций, тембра голоса и др.). «Эффект магнита»
  • Как завоевать внимание и симпатию собеседника. Приемы аттракции. Создание ситуации раппорта, приемы «подстройки»
  • Эффект визуального имиджа. Требования к внешнему виду и невербальному репертуару сотрудника. Выбор одежды, прически, украшений для деловых мужчин и женщин. Влияние цвета, линии, фактуры на формирование профессионального имиджа

Основы конфликтологии.

  • Виды конфликтов и причины их возникновения. Формула конфликта. Закон эскалации конфликта. Типы конфликтогенов
  • Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие. Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева. Правила бесконфликтного общения
  • Действия секретаря в конфликтных ситуациях. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
  • Стратегии поведения в конфликте. Этапы разрешения конфликтной ситуации. Профилактика конфликта

Правила делового этикета при проведении протокольных мероприятий.

  • Прием делегаций. Разработка двух вариантов программы пребывания, порядок представления членов делегации, рассадка в автомашины
  • Визит вежливости (протокольный визит), его цели, продолжительность, правила завершения
  • Основные виды приемов: с рассадкой, без рассадки Подготовка и рассылка приглашений, ответы на них.
  • Выбор одежды для приема в зависимости от его вида
  • Правила рассадки, культура поведения за столом, произнесение тостов, особенности поведения на приемах типа «фуршет», «коктейль», шведский стол» и неформальных приемах
  • Правила поведения в общественных местах: на улице, в общественном транспорте, самолете, поезде, на борту судна, в театре, ресторане
  • Деловые подарки: выбор, вручение, принятие. Подарок фирме, главе фирмы, рекламный подарок
  • Выбор цветов для украшения стола, для подарка

Этикет переписки.

  • Формы обращения, заключительные формулы вежливости
  • Особенности поздравлений и писем личного характера
  • Сроки отправки писем-ответов
  • Нетикет. Правила поведение в сети

Практикум.

  • Редактирование и устранение типичных ошибок деловой речи
  • Техника речи. Совершенствование интонационной выразительности
  • Голосо-речевой тренинг
  • Дикционные упражнения
  • Упражнения на дыхание
  • Упражнения на развитие голоса
  • Невербальные коммуникации

Экспресс-урок «Базовые вопросы оформления трудовых отношений в организации».

Локальные нормативные акты (ЛНА): порядок разработки и внедрения.

  • Обязательные ЛНА: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, график отпусков
  • ЛНА, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: положение о премировании, положение о найме персонала, положение о проведении аттестации, инструкция по кадровому делопроизводству, должностные инструкции и др.

Прием на работу.

  • Трудовой договор. Срочный трудовой договор. Обязательные и дополнительные условия трудового договора
  • Гражданско-правовые договоры (ГПД). Отличия ГПД от трудовых договоров
  • Пошаговая процедура оформления приема на работу

Перевод работника.

  • Виды переводов: постоянный и временный перевод, перемещение, перевод, не требующий согласия работника, временный перевод по медицинским показаниям
  • Пошаговая процедура оформления перевода работника

Увольнение.

  • Особенности расторжения ТД по инициативе работника и по инициативе работодателя
  • Пошаговая процедура увольнения

Отпуск.

  • Виды отпусков
  • График отпусков. Порядок подготовки графика отпусков: что необходимо учесть. Периоды, включаемые и не включаемые для подсчета стажа, дающего право на отпуск
  • Пошаговая процедура оформления отпуска

Ведение табеля учета рабочего времени.

Командировки.

  • Пошаговая процедура оформления командировки

Дисциплинарные взыскания.

  • Виды взысканий
  • Процедура наложения дисциплинарного взыскания
  • Снятие дисциплинарного взыскания

Трудовые книжки.

  • Требования к заполнению трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовой книжки
  • Оформление трудовой книжки впервые, заполнение титульного листа
  • Внесение записи о приеме, переводе, увольнении, поощрении
  • Особенности заполнения вкладыша в трудовую книжку
  • Учет и хранение трудовых книжек
  • Внесение изменений в трудовую книжку
  • Исправления в трудовой книжке
  • Порядок выдачи трудовой книжки
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Личные дела работников.

Журналы регистрации: обязательные и необязательные.

Номенклатура дел кадровой службы.

Хранение и уничтожение кадровой документации.

  • Сроки хранения документов
  • Экспертиза ценности кадровой документации


Заполнить заявку


Оставить отзыв о семинаре


Другие тренинги по тематике Производство